こんなタイトルでしかご紹介できませんが…気心の知れているような仲間同士で仕事をする上で、報連相のルールにしていることをご紹介したいと思います。これはこれで結構良いと思っているので、素朴ながらここに記載させてください。マイルール——というか周囲の5名程で握っている報連相の心得ですが…
4つのルール
報連相をする上で必要な要素を4つ追加するだけで様相が全く変わります。もちろん報連相は5W1Hとか言いますが、あんまり小難しくすると報連相すらしない人が出てきますので、以下の4つを遵守するようにしています。
全ての一次報告は15分以内
まずは、良いことであろうが悪いことであろうが、あらゆる新しい話は15分以内にまず共有すること。詳しい話やその後の本格的な報連相は追って伝えるものとし、まずは一次報告として事象を共有するようにしています。そうすることで、まずは事態を全員が把握するようになるかな、と。その際「二次報告として詳細は〇時までにお送りします」と伝えておけば良いと思います。
「いつまで」で共有すること
「今やっています」とか「いつからやります」とか言われても、次に受け継ぐ業務の人には繋がりません。仕事とは全て誰かから誰かに繋いでいくものです。そう考えると必要なのは「いつから」ではなく「いつまでに」です。スタート時期はいつでも良いんです。いつまでに終わるかが重要なのです。ちなみに揚げ足を取って「いつまでに開始します」も意味ありませんので(笑)。終わりで繋いでいくことが大事です。
「今誰預かりか」で共有すること
空中にタスクが存在する、なんてことが起こり、「あれ？結局今、誰が何するんだっけ？」となってしまうこともしばしば。空中にタスクを投げ、「こういう課題を解決することが第一段階です」なんて言おうものなら、全員が当事者意識を失いかねません。次に進むためには誰が何をするのか、つまりそれは誰待ちか(誰にボールがあるのか)を明言する必要があります。前項と合わせると「〇日までに私がまず〇〇を決め、その次に…」という感じで共有するようにすれば、タスクが空中分解しなくて済みます。
考えを述べること
これは仲間意識を高め、個人成長を促進し、コミュニケーションを活性化するために必要です。自分の考えを述べることで、周囲がどうしたいか理解することができるので、仲間としての意識を醸成できます。また常に自分の考えを持つことで、ソリューション能力やノウハウの主体的会得も可能になります。何より自分の考えを話すことは周囲とのコミュニケーションの増加に繋がります。
簡単なはずだけど
こういう書き方をすると「15分以内に共有できない状況にあった場合、どんなペナルティが…」とか「誰預かりか、自己判断できない場合はどうやって相談を…」とかが起こるのでなかなか全体ルールにしづらい節もあります。でも、別に16分後でも間違った解釈や報告でも良いと思うのです。大切なのはこういう心構えやルール意識でいることであって…だから簡単なはずなのですが、なかなかうまくいかないケースもありますよね。
とはいえ、このようなルール意識を同じ心理基準で設定できる仲間がいると非常に楽だと思います。報連相が上手くできないチームやコミュニティがあるなら、是非ご参考ください。
