法人会社の正社員として仕事を行う上で、個人事業と絶対的に異なるのは”共に社内で仕事をする人がいること”です。抽象的な意見や発言は共有がしづらかったりします。業務に置いて登場人物が多くなってくると、結局「あれ？これ誰がやるんだっけ？」や「何をやるんだっけ？」という業務上のパスミスが生じやすいです。そこで、常時5W1Hを具体的に把握しておく必要についてご紹介させていただきます。あ、このブログをご覧いただいている若手社員向けですので、相変わらずふわふわした持論ですがご容赦ください。
WHY：目的の明確化
そもそもの目的です。
業務遂行上、途中でゴールを見失うケースも多々ありますので、なぜこの業務を行うべきか、現状と目的との差分を明確化しておくべきです。遂行後の期待値と合わせて確認しておけば新しい意見や追加業務が出たところでブレずに判断、進行することができます。
WHERE,WHO：担当者の明確化
誰がやるかです。
上記の目的に合わせた業務の割り振りです。登場人物の把握が必要です。さらにこの段階で工数設計上の人件費も計算します。その業務にはどんなスペックの誰が関わることでいくらくらいのプロジェクトになるかが想定できます。
ちなみに「誰々の部署で」というのも良くありません。その部署代表者には実情が分からないため、何かあった時に不正確になるからです。
WHEN：スケジュールの明確化
いつまでにやるかを決めなければなりません。業務内容単位で細かければ細かいほど良いです。「ここまでをいつまでに」等という決め方が良いでしょう。ここで注意しなければならないのは「なるはや」という言葉です。「なるべく早く」は何の意味もありません。人によって時間の捉え方が(他の業務もある関係上)異なるからです。そういう時は「〇日までに」と決め込む必要があります。その上で、間に合わなければ「じゃあいつ？」という形で決定していくことが望ましいです。
さらに工数設計上、上記の登場人物とその業務に何時間かかるかも計算すれば費用が算出できるわけです。
WHAT,HOW：業務範疇の明確化
実際にどんなことを行うのかを決めます。誰かの業務と誰かの業務を連結・マージしようとした時、業務範疇が曖昧であったが故に業務に溝が生じ、「ここまでやるって言ったじゃん？」的な問題にもぶつかったりします。実際に誰かの業務パスを受けて他の人が業務を行う場合は、必ずどういうものでアウトプットされ、それが与件としてどう引き継ぐかまで登場人物全員で把握しておく必要があります。そうでないと責任の所在があやふやになり、言った言わないや、ぼんやりしたまま業務が未完成で終わったりするからです。
また、業務によっては実費も計算に入れておくと良いです。当然ですが、人件費以外にもかかる費用を全て把握するためです。
社内業務あるある落とし穴
いかがでしょうか？様々な業務が交錯し、いくつも並行して進行しているとこれらに抜け漏れが生じ、お座なりになる案件が出てくることもしばしば。しかもコミュニケーションが良く取れている社内であればあるほど、適当な感覚値に委ねられ、”いつもの感じで”進めてしまったりします。
新期が始まって、上半期も終わって、今くらいの中弛み時期にこそ陥りやすい現象でしたので、改めて自戒の念も込めて書き連ねてみました。
